Armando Alamilla
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De 100 a 5 horas: Automatizando la cobranza de seguros con AI

De 100 a 5 horas: Automatizando la cobranza de seguros con AI

Armando Alamilla
23 de junio de 2025

En Monterrey, todos tienen una historia de negocio que empezó con una carne asada. Hoy te contaré la mía. 🥩⛰️

Hace unos meses, entre rib-eyes y quesadillas, platicaba con Rodrigo, un buen amigo mío, cuando tocamos el tema de la familia. Le compartí que mi esposa y yo planeábamos tener nuestro primer hijo. Como él ya tiene tres, me dio consejos sobre los seguros médicos, gastos hospitalarios y escolares. Conclusión: ¡qué caro es ser papá en México! 🤯

Le conté algo padrísimo que hicieron mis papás (pun intended): contratar un seguro educativo para la carrera universitaria mía y de mi hermana.

Pocas veces había visto a Rodrigo tan emocionado, cuando respondió lo siguiente:

—“Armando, bienvenido al mundo de los padres responsables. Es la mejor inversión que puedes hacer por tus hijos.”
— ”¿Con quién lo contrataste tú, Ro? Yo tengo un agente de seguros, pero quiero que me asesore un experto en este tipo de productos.”
—”Ni te preocupes, Armando. Tengo al mejor. Anselmo es el experto en seguros educativos.”

Un par de días después, mi esposa y yo hablamos con Anselmo. Nos hicimos amigos al instante, nos dedicó mucho tiempo y nos aclaró nuestras dudas sobre los seguros educativos:

“¿Cuánto cuestan? ¿Cómo funcionan? ¿Es buena inversión? ¿Cómo se pagan?”

Al poco tiempo, se volvió nuestro agente familiar gracias a sus útiles respuestas y conocimiento.

Vender mucho causa problemas 😵💫

Encima de ser un gran agente y amigo, Anselmo también es un excelente empresario.

Su negocio de venta de seguros, EducaFondo, ya tiene más de 1,500 clientes. Sin embargo, tenía un gravísimo problema: la cobranza le consume demasiado tiempo.

En sus palabras:

“Es horrible, Armando. Tengo clientes que contratan 2 ó 3 pólizas (una por hijo). Si bien esto es una bendición para el negocio, es una pesadilla logística porque contratan cada póliza bajo diferentes plazos y fechas de pago: pagan unas mensualmente y otras trimestral, semestral, o anualmente.

Cuando toca pago, les envío un recordatorio por mi compromiso con mis clientes y para no dejarlos desprotegidos. Pero para ello, ya tuve que contratar a tres personas para mandar mensajes de WhatsApp, correos y llamadas diario y siguen sin ser suficientes. Pronto tendré que contratar a una más.

Siento que estoy tirando mi dinero a la basura. Contraté personas increíbles, pero las estoy desperdiciando en enviar entre 70-90 mensajes A DIARIO. Quiero aprovecharlas en algo que genere valor y estos recordatorios no me generan más dinero.”

Tal y como pasó con CasaGrande, me quedé boquiabierto al escuchar que aún hay personas cuyo trabajo es enviar mensajes todo el día. En pleno 2025, cuando el AI está transformando industrias por completo.

No pasaron ni 10 segundos para que se me prendiera el foco.💡

“Anselmo, tú tranquilo. Yo puedo desarrollar una solución para reducir la labor de tres personas a solo una. Pero debemos empezar ya.”

Y así de rápido teníamos un trato. 🤝

Para entender a detalle el proceso que su equipo manejaba, organizamos una junta con Azálea (Aza), la líder de cobranza de EducaFondo, quien nos explicó su trabajo paso a paso, con lujo de detalle:

Paso #1: Entrar al portal de cada aseguradora (GNP, AXA, etc).
Paso #2: Descargar un Excel con la información de todos los clientes cuya póliza vence ese mes.
Paso #3: Copiar dicho Excel y pegarlo en su “base de datos”, otro Excel llamado ‘Recordatorio de pagos’ con más de 10,000 registros y 6 pestañas: datos de clientes, datos de pólizas, confirmaciones de pago, etc.
Paso #4: Copiar información de la pestaña ‘datos de clientes’ a ‘confirmaciones de pagos’, aplicar filtros y pegar los resultados en un segundo archivo también llamado ‘Recordatorios de pagos’. Esto arroja una lista con los montos actualizados, número de póliza y el nombre del cliente que debe pagar ese día.
Paso #5: Abrir su correo y WhatsApp para crear mensajes personalizados para enviárselos a los clientes del mes.

Si te dolió la cabeza al leer esto, no estás solo. Pero la pesadilla no termina ahí. Es hora de hacer matemáticas. 🧮

Seguir este proceso toma 15 minutos por cliente
Se deben enviar 80 recordatorios por día
15 minutos x 80 recordatorios = 1,200 minutos diarios
1,200 minutos diarios son 20 horas que se invierten al día en recordarle a los clientes de su próximo pago.
20 horas al día son 100 horas por semana
Por eso Anselmo necesita tres personas para esta labor: Aza, Gloria y Dora. Solo así alcanza el tiempo (≈6.5 horas por persona) para enviar todos los recordatorios del día.

Platicar con Aza me ayudó a entender en qué parte de la cobranza se perdía el mayor tiempo y cuáles eran los cuellos de botella que retrasaban este proceso.

De horas a minutos: el milagro de la tecnología ⏰

Con esto claro, pude definir hacia dónde íbamos y así empezamos a construir Galeo: un software de cobranza personalizado y automatizado que detona recordatorios de pago diarios sin intervención humana. 🤖⚡️

El punto de partida de Galeo fue crear un registro de los 1,500 clientes de EducaFondo desde cero. Es decir, crear una base de datos de verdad, que no estuviera atrapada en un Excel anticuado.

Este proceso inicial sí fue manual y nos tomó horas. Pero es una inversión de tiempo que se hace una vez, pero sirve para siempre.

Galeo en pleno proceso de desarrollo.

Después, registramos todas las pólizas activas, incluyendo su vigencia, plazos y fechas de pago, y las vinculamos con el cliente correspondiente dentro de la nueva base de datos.

A partir de que los datos de la póliza y del cliente estuvieran disponibles, se habilitó el envío automático de un primer correo dos meses previo a la fecha de pago y un recordatorio por WhatsApp 15 días antes. Logramos hacer esto con una integración muy sencilla de Gmail y WhatsApp en la plataforma (para los más técnicos, usando su API).

Una vez listo, los resultados de Galeo fueron impresionantes:

💡 Recortamos las 100 horas semanales que se invertían en la cobranza a solo 40 horas semanales. ¡Un ahorro del 60%!
Esas 40 horas restantes, que corresponden a la transcripción de nuevas pólizas al sistema de Galeo, ahora se dividen entre Gloria y Dora (20 horas cada una), regresándoles la mitad de su tiempo para enfocarse en tareas de mayor valor para EducaFondo.
Como líder de cobranza, Aza solo dedica 2 horas de su semana a revisar la base de datos y validar el seguimiento de sus compañeras. 👌

Anselmo no lo podía creer:

—”Armando, llevo años buscando una solución. Sí, hay otros sistemas que ofrecen algo similar, pero nadie había entendido el proceso como tú. Te metiste al fondo de nuestra operación y le diste al clavo. Por primera vez veo el impacto de la tecnología en mi negocio.”

Por si fuera poco, gracias a que Gloria y Dora recuperaron la mitad de su tiempo, Anselmo las capacitó para vender seguros, con lo cual están ganando más dinero que antes y preparándose para emprender en un futuro.

Contrario a lo que cree la mayoría, la inteligencia artificial no nos va a reemplazar. Solo nos va a quitar los trabajos mundanos y repetitivos para que podamos enfocarnos en trabajos de mayor valor y que nos llenen de propósito.

Galeo no termina aquí. Anselmo tiene la ambición de reducir aún más el tiempo que consume la cobranza ya que disfruta ver a su equipo de trabajo triunfar fuera de su empresa. Está acostumbrado a ver a sus empleados crecer y cultivar su propia cartera de clientes, y espera que emprender pronto sea el caso para Aza, Gloria y Dora.

La pregunta clave es: ¿podemos reducir éstas 40 horas aún más? Y si sí, ¿cómo?

Es aquí donde entra la IA.

De ‘Aseguradora’ a ‘IAsegurdora’

Existen herramientas como Extend, Pulse o Parseur que usan AI para extraer la información de un documento con >90% de efectividad.

Al implementarlas en el flujo de trabajo, Aza, Gloria y Dora solo tendrán que subir el documento (en lugar de transcribirlo manualmente) y esperar unos segundos a que su información sea procesada y guardada en el sistema.

Con esta segunda iteración, estimamos pasar de 40 horas a solo 5 horas de trabajo semanales para un total de 95% en ahorro de tiempo.

Gracias a este ahorro y al nuevo equipo de ventas, EducaFondo está generando mayores ingresos que nunca. Con ello, la inversión que hizo en mí y en Galeo ya se pagó sola.

Pero más importante: Aza, Gloria y Dora aumentaron sus ingresos y desarrollaron valiosas habilidades tras unirse al equipo comercial de EducaFondo. Ahora, pueden invertir su tiempo en seguir aprendiendo y vendiendo.

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💡¿Has pensado en sumar la IA en tu empresa, pero no sabes cómo, ni por dónde empezar? Conecta conmigo en LinkedIn y mándame un mensaje para enviarte mi ‘Autodiagnóstico: Evalúa si tu empresa está lista para la IA’, para saber si conviene invertir en AI en tu negocio o si debes preparar tus sistemas primero.

¿Y tú? ¿Ya usas en AI en tu empresa? O por el contrario, ¿tienes un proceso repetitivo que quieres automatizar en tu trabajo? ¡Déjame un comentario! 👇

¡Gracias por llegar hasta el final y nos leemos en la próxima edición!